美鸥跨境财务总监
梦灵
“八爪鱼RPA的引入，彻底改变了我们的工作模式，让财务团队从繁琐的重复性任务中解放出来，有更多精力专注于更具价值的分析与决策工作。”
在当今数字化时代，企业面临着激烈的市场竞争和复杂的业务挑战，如何高效处理财务数据、优化业务流程成为企业发展的关键。
在纷繁复杂的财务工作中，月末对账无疑是许多财务人最头疼的环节之一。每月固定上演的“忙碌剧”中，财务们常常深陷重复且繁琐的任务泥沼，耗费大量时间和精力，却难以提升工作效率与精准度。
逐笔核对交易记录耗时费力、跨部门数据整合困难重重、银行流水核对低效易错——整个对账流程漫长复杂，效率和精准度难以保障。
今天故事的主角——美鸥跨境也曾被这些问题所困扰。但在引入八爪鱼RPA为其量身打造的自动对账解决方案后，美鸥成功实现了效率的飞跃：跨系统对账时间从 10 天缩短至 5 分钟，人力投入减少 95%，异常数据追溯率达 100%，税务申报准确率更是达到了 100%。
这一切是如何发生的？让我们一起开启这场财务自动化转型之旅，探寻其背后的提效奥秘。
美鸥跨境是跨境电商行业的头部服务商，提供包括跨境物流、清关、海外仓配及代运营服务在内的一站式解决方案。业务范围十分广泛，合作代理商超百家，年处理交易超百万笔，覆盖全球30多个国家和地区，是该领域当之无愧的佼佼者。
然而，这样一家走在行业前沿的先进企业，却沿用着非常传统的财务工作流：
💢 痛点一：规范难
“谁能想到2025年了，我们还在用最传统的邮件方式确认订单？”美鸥跨境的财务总监梦灵总为我们展示了邮箱里密密麻麻躺着的供应商邮件。
“尽管数字化升级是大趋势了，但大部分供应商还是习惯沿用过去的工作方式，也就是通过邮件发送订单确认函，我们的财务再从成百上千封邮件里人工提取数据，既耗时还易遗漏。一个月下来，光是核对订单信息就要耗费整整一周时间。”
💢 痛点二：汇总难
这还只是第一步，梦灵总继续为我们介绍：“账单汇总更是让人崩溃，代理商提交的格式五花八门，不是缺了关键信息，就是格式对不上，财务得逐一检查，再挨个退回修改，沟通成本极高，简直是在消耗耐心和时间。”
💢 痛点三：对账难
解决完数据汇总和沟通修改的问题，正式的对账环节才是真正的“重头戏”，在具体操作上，财务要先将自行统计的应收账单与代理商统计的应付账单进行人工二次核对，再定位异常数据，并推送给相关人员。
为什么美鸥的对账环节这么复杂？梦灵总给我们解释：“由于涉及VAT（税务申报）和EPR（产品合规服务）两个场景，且代理商众多，数据量一上来，难免会出现一些错漏。但是，这关联到后续的税务申报，偏偏又是最不能出错的。”
“每月二十多个工作日，我们竟然近一半的时间都要花在对账上，不能再这么无限循环下去，太磨人了，必须把这个问题解决掉！”美鸥的财务部门下定决心，找到曾多次合作的八爪鱼RPA团队，积极探索财务流程的自动化升级。
面对这套错综复杂的流程，八爪鱼RPA迅速组建专项小组，在美鸥实地调研了一周多的时间，实实在在跟着财务走完了一整套对账流程，深度理解其中的每一个环节和步骤。
总结来说来说，美鸥财务的“效率黑洞”主要有三点：
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邮件确认订单，方式落后
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人工核验格式，流程落后
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双重对账机制，效率落后
相对应的，亟须满足的需求也可以提炼为三点：
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数据整合自动化，减少重复劳动
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账单格式标准化，跳出修改循环
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对账流程智能化，确保税务申报一致性
确定好思路，八爪鱼RPA团队开始为美鸥量身定制解决方案，打造跨系统智能对账机器人，一一击破提效卡点。
针对人工汇总数据难题，机器人实现了全链路自动化数据整合，每月自动从邮箱和云盘等系统里，提取代理商表格里的关键数据，并按要求进行汇总。最终呈现给财务一张数据详尽、格式标准的台账总表。
“太省心了！八爪鱼不仅能帮我们整理好台账表，还能标注出问题数据，节省了大量时间和沟通成本，我们与代理商的协同效率提升了70%！”使用一段时间后，美鸥的财务同学给出反馈，“而且还能提前设置日期，每个月的结算日自动触发运行，特别省心，我终于从杂活里解放出来了~”
面对整个流程中最关键的对账环节，八爪鱼RPA帮助美鸥打通了机器人自动对账链路，具体操作为：将台账数据与VAT总表中的金额记录进行自动比对，若数据一致则标记为对账成功；若发现金额偏差或数据缺失，则直接在产品合规表中将异常单元格标红，并生成待修正清单推送至相关人员。
同时，考虑到这一环节的重要性，八爪鱼还搭建了双保险机制，做到数据多维度交叉验证与异常数据100%可追溯。确保税务申报（VAT）和产品合规服务（EPR）两大场景的数据一致性，杜绝手工错漏风险。
“自动对账的效果非常惊人，原先需要花费10天的对账工作，现在能压缩至5分钟内完成，人力投入减少95%。”梦灵总说，“同时，审计合规成本降低了50%，税务申报准确率能达到100%，降成本、提效率、不出错，八爪鱼RPA为我们打造的这套方案可以说是一箭三雕。”
解决好对账问题，八爪鱼还考虑到了账单后续的分发和使用场景，让机器人实现自动生成标准化账单，并同步至SaaS系统，同时自动输出带统计图表的对账报告（PDF/Excel），并一键发送给相关人员、管理层以及代理商，最大程度减少了财务的手动工作量。
通过八爪鱼RPA的这套财务流程自动化解决方案，美鸥成功将传统依赖人工邮件汇总、多系统数据核对的分散作业模式，转变为标准化的系统操作。
“八爪鱼RPA的引入，堪称我们财务部门的效率革命。”梦灵总表示：“原本每月对账的高压状态一扫而空，团队从繁琐重复的劳动中解脱，可以投入到其他更有价值的工作中去。”
美鸥跨境与八爪鱼RPA的故事，是企业借助RPA实现降本增效的精彩实践，也印证了八爪鱼RPA在跨境复杂业务中的核心价值：
🚀重构效率：打破多系统数据孤岛，释放人效；
✨强化规范：通过规则引擎与自动化核验，推动作业标准化；
💡敏捷扩展：低代码架构快速适配新代理商、新业务场景，支撑全球化布局。
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